Virtuálne asistentky majú v zahraniční svoje pevné miesto, no na Slovensku sú stále ešte pomerne neznámym pojmom. Využívanie služieb virtuálnych asistentov v posledných rokoch prudko narastá. Ich efektivita sa ukázala predovšetkým v období pandémie. Môžu pracovať odkiaľkoľvek a často môžu vykonávať rôzne úlohy na základe flexibilnej zmluvy. Vďaka nízkej réžii sú virtuálni asistenti nákladovo efektívnym personálnym riešením pre spoločnosti všetkých veľkostí.

Kto vlastne virtuálna asistentka je?

Virtuálny asistent je externý zamestnanec, pracujúci na základe zmluvy, ktorý ponúka Vami požadovanú podporu pre Vás a Vašu firmu. Môže byť poverený úlohami, ktoré by zvyčajne riešil výkonný asistent. Týmito úlohami môže byť plánovanie stretnutí, telefonická podpora, správa e-mailov, administratívne práce, správa sociálnych sietí, či marketingová podpora…

Neexistujú žiadne stanovené úlohy, ktoré virtuálni asistenti vykonávajú, líšia sa v závislosti od požiadaviek zamestnávateľa. Tu sú niektoré z najbežnejších úloh, ktoré virtuálni asistenti poskytujú:

Najbežnejšie úlohy pre virtuálne asistentky

• Administratívna podpora – virtuálny asistent najčastejšie pomáha plánovať stretnutia, rezervovať a plánovať pracovné cesty, organizovať pracovný kalendár, vyhľadávať akékoľvek požadované informácií, vytvárať, spravovať a aktualizovať tabuliek, prepisovať videá a audio texty, budovať databázu klientov, produktov, upravovať dokumenty
• Vedenie účtovníctva – virtuálni asistenti Vám môžu pomôcť spravovať rozpočet, nakupovať, sledovať výdavky…
• Osobný asistent – okrem svojich štandardných povinností, môžu byť virtuálni asistenti nápomocní aj pri organizovaní mimopracovných úloh. Najčastejšie sa jedná o rezerváciu dovoleniek, organizáciu osobného kalendára, rôzne drobné nákupy…
• Zákaznícky servis – pre spoločnosti ponúkajúce produkt alebo službu, môžu byť virtuálni asistenti prvým kontaktným bodom pre zákazníkov, ktorí hľadajú pomoc pri riešení problémov alebo poskytovaní spätnej väzby
• Spracovanie dát – môže sa jednať o zostavu údajov, kontrolovanie presnosti zadávaných dát napríklad v rámci fakturácie, poštových služieb, či školskej administratívy
• Správa sociálnych médií – virtuálni asistenti môžu byť nápomocní pri odpovedaní na komentáre, pri komunikácii s followermi, ale môžu tiež udržiavať plán uverejňovania postov, či dokonca analyzovať údaje účtu
• Správa obsahu – ak používate obsah sociálnych médií na zvýšenie návštevnosti svojich stránok, zvýšenie povedomia o svojej značke, či zapojenie potenciálnych zákazníkov, potom pravdepodobne poznáte obrovské množstvo práce, ktorá je s tým spojená. Virtuálny asistent Vám môže pomôcť spravovať produkčný kalendár, organizovať a vyhľadávať zdroje na písanie, uľahčiť rôzne prvky publikovania, čím Vám uľahčí sústrediť sa na rozširovanie obsahu.
• Prieskum – každý podnik by mal pri svojom riadení vychádzať z dát, ktoré získal analýzou trhu, zákazníkov alebo svojho výkonu. Získanie týchto dát však môže byť časovo náročné, a práve tu je opäť priestor pre využitie služieb virtuálnych asistentov

Ako začať spolupracovať s virtuálnou asistentkou?

Zamestnať virtuálneho asistenta ako externého pracovníka sa môže zdať jednoduché, keďže ide o menej formálny pracovný vzťah. Avšak aj tu proces výberu a prijímania si tiež vyžaduje istú prípravu. Pred samotným procesom výberu sa zamerajte na nasledovné body:

• Stanovte si očakávania – pred samotným hľadaním je dôležité vedieť čo hľadám a aké sú moje očakávania. Urobte si podrobný zoznam úloh, ktoré od budúceho asistenta očakávate a zabezpečte, aby ste jasne komunikovali priority a termíny
• Stanovte zodpovednú osobu – hneď od začiatku si v rámci svojej vlastnej organizačnej štruktúry stanovte osobu zodpovednú za komunikáciu s virtuálnym asistentom a za sledovanie projektov
• Stanovte si rozpočet – ak uprednostňujete flexibilnú spoluprácu s virtuálnym asistentom, ktorá sa môže v rámci potreby rozširovať alebo zužovať, vopred sa uistite, že máte pevne dohodnutý rozpočet, aby sa Vám náhodou náklady nevymkli z rúk
• Uverejnite úlohu – nakoniec vytvorte popis práce so zoznamom povinností a zverejnite ho na relevantných portáloch

Spolupráca s profesionálnou virtuálnou asistentkou je vysoko efektívny spôsob, ako získať späť čas. Čas, ktorý ste predtým stratili úlohami, ktoré Vám nepomáhajú posunúť sa vpred. Delegovaním týchto úloh na virtuálnu asistentku môžete začať účelne prideľovať svoj čas. Zvýšite tak svoju schopnosť posunúť sa k svojim cieľom. Kontaktujte nás ešte dnes, aby ste sa dozvedeli viac o tom, ako môžeme pomôcť Vám a Vášmu podnikaniu.